Una vez que tenga su comunidad correctamente programada y sus segmentos definidos, podrás agregar Participantes para acceder a la plataforma.

En OW Voices, los participantes se agregan a través de invitaciones. Este proceso se puede hacer de dos maneras:

ÍNDICE

• Importación por Lotes
• Enlace de Registro

Importación por Lotes

La importación por lotes es la opción de invitación de participantes recomendada para cuando necesite invitar a muchos participantes a la vez. La principal ventaja de la importación por lotes es la rapidez a la hora de invitar a un gran número de participantes y, principalmente, la verificación por correo electrónico, ya que el participante recibirá la invitación a registrarse en la plataforma vía email.

Para invitar a los participantes por lotes, debe cargar un archivo .xlsx (libro de Excel), en el que estarán presentes la información de contacto (correo electrónico del participante) y los segmentos a los que pertenece.

Esta invitación se realizará en 5 pasos:

 1. Vaya al menú "Admin" y seleccione la opción "Añadir Participante".

2. Haga clic en el botón "Descargar Estándar" para descargar el archivo de invitación predeterminado y completar el archivo.

Instrucciones para llenar el archivo:

Cada línea representará a un participante que será invitado a la plataforma. La primera columna será una identificación personalizada y la segunda columna se llenará con el correo electrónico de cada uno de los participantes. Las otras columnas se refieren a los segmentos creados en la plataforma. Vea el ejemplo a continuación:

External_id

La ID externa es un identificador asignado por usted a cada participante. Asegúrese de que cada participante tenga una ID diferente para ubicarlos mejor en la plataforma. Esta ID actuará como un control suyo sobre los participantes.

Correo electrónico

Esta es la dirección de correo electrónico donde el participante recibirá la invitación para registrarse en la comunidad. El correo electrónico debe seguir el formato estándar [email protected], de lo contrario, la plataforma no lo reconocerá como una dirección válida y no podrá completar el envío. Es importante asegurarse de que no haya correos electrónicos duplicados.

Otras columnas

Representan cada uno de los segmentos creados para su comunidad.

Después del nombre de cada segmento, siempre habrá un número entre llaves "[]". Este número es el identificador que la plataforma crea y utiliza para cada segmento- no cambie estos números.

Las columnas del segmento deberán ser llenadas con el numeral "1" si el participante en cuestión es parte de este segmento y con el numeral "0" si el participante no pertenece a ese segmento - asegúrese de que todas las celdas estén llenas, o con el número "1" o con el número "0". 

3. Cuando el archivo se complete correctamente, cárguelo y haga clic en "Importar". Es fundamental que el archivo tenga el formato .xlsx. 

4. Después de cargar el archivo, se mostrará en la plataforma una lista con la misma información que colocó en el archivo de Excel. En este paso, es importante asegurarse de que toda la información que se ha reflejado sea correcta. También puede realizar ajustes en todos los campos si lo necesita, sin tener que cargar el archivo de Excel nuevamente. Cuando esté seguro de que la información está organizada correctamente, haga clic en "Siguiente".

5. En el último paso, deberá escribir el asunto y cuerpo del correo electrónico que se enviará a los participantes. Agregue información sobre cómo funciona la comunidad y tenga en cuenta que el formato de correo electrónico enviado contiene la identidad visual (logotipo y colores) de la comunidad, así como el nombre de la persona que envía la invitación al final del texto.

Enlace de Registro

Los participantes también pueden ser invitados a través de un enlace de registro. Con esta función puede crear un enlace personalizado y enviarlo directamente al participante sin tener que usar un correo electrónico. Esta opción se recomienda para invitar a los participantes de manera aislada, ya que necesita crear un enlace para cada participante o segmento.

Al hacer clic en la pestaña "Enlace de Registro", podrá comenzar a generar enlaces para los accesos de los participantes referentes a cada uno de los segmentos, y también limitar el número de registros para ese enlace.

Seleccione los segmentos a los que pertenecen las personas que recibirán el enlace y, a continuación, seleccione el número de personas que pueden registrarse en la plataforma desde ese Enlace de Registro. Cuando esté seguro de que estos son los segmentos correctos, haga clic en "Generar Enlace".

Una vez generado, puede copiar el enlace y enviarlo a los participantes.

En esta misma página, puede monitorear cuántos participantes ya se han registrado en cada uno de los enlaces generados y también qué segmentos se incluyen en cada uno de esos enlaces. Verás que también puedes desactivar el enlace para evitar que más personas se registren y volver a habilitarlo si lo necesitas.

Cuando elimine cualquiera de los enlaces, ya no se mostrarán en esta página y no se podrán recuperar.

Una vez invitados, puede verificar qué participantes ya se han registrado, reenviar invitaciones y realizar otras acciones utilizando la función Administrar Participantes.