Adicionar Participantes

Modificado em Qui, 25 Jul, 2024 na (o) 1:44 PM

Depois de ter sua comunidade devidamente programada e seus segmentos definidos, você já poderá adicionar Participantes para acessar a plataforma.

Recomendamos fortemente que os participantes sejam convidados somente depois que os segmentos estiverem criados. Caso ainda não tenha criado as segmentações do seu estudo, você deverá criá-las antes de prosseguir. Aprenda mais sobre segmentação.

Na OW Voices, os participantes são adicionados por meio de convites. Esse processo pode ser feito de duas maneiras:

Importação por Lote
Link de Registro

Importação por Lote

A importação por lote é a opção de convite de participantes recomendada para quando é necessário convidar muitos participantes de uma só vez. A principal vantagem da importação por lote é a rapidez em convidar um número grande de participantes e, principalmente, a verificação de e-mail, uma vez que o participante vai receber o convite para se cadastrar na plataforma via e-mail.

Para convidar participantes por lote, é necessário fazer o upload de um arquivo .xlsx (pasta de trabalho do Excel), na qual estarão presentes as informações de contato (e-mail do participante) e os segmentos aos quais ele pertence.

Esse convite será feito em 5 etapas:

1. Vá até o menu "Participante" e selecione a opção "Adicionar Participante".

2. Clique no botão "Baixar Padrão" para fazer o download do arquivo padrão de convites e preencha o arquivo.

Instruções de preenchimento:

Cada linha representará um participante a ser convidado na plataforma. A primeira coluna será uma identificação personalizada e a segunda coluna será preenchida com o e-mail de cada um dos participantes. As demais colunas são referentes aos segmentos criados na plataforma. Veja o exemplo abaixo:

external_id

A id externa é um identificador atribuído por você para cada participante. Garanta que cada respondente possua um id diferente para melhor localizá-los na plataforma. Esse id irá funcionar como um controle seu sobre os participantes.

email

É o endereço de e-mail em que o participante receberá o convite para registro na comunidade. O e-mail deve seguir a formatação padrão [email protected], caso contrário, a plataforma não irá reconhecer como um endereço válido e você não conseguirá concluir o envio. É importante garantir que não haja e-mails duplicados.

Demais colunas

Representam cada um dos segmentos criados para a sua comunidade.

Após o nome de cada segmento haverá sempre um número entre chaves “[]”. Esse número é o identificador que a plataforma cria e utiliza para cada segmento - não altere esses números.

As colunas de segmento deverão ser preenchidas com o numeral ”1” caso o participante em questão faça parte deste segmento e com o numeral “0” caso o participante não pertença a esse segmento - garanta que todas as células estejam preenchidas, ou com o número “1” ou com o número “0”.

Lembre-se que os segmentos não são exclusivos, e cada participante poderá fazer parte de mais de um deles.

3. Quando o arquivo estiver preenchido corretamente, faça o upload do mesmo e clique em "Importar". É fundamental que o arquivo tenha o formato .xlsx.

4. Após o upload do arquivo, será exibida na plataforma uma lista com as mesmas informações que você colocou no arquivo Excel. Nessa etapa, é importante garantir que todas as informações que foram espelhadas estejam corretas. Você também pode fazer ajustes em todos os campos caso precisar, sem ter que subir o arquivo Excel de novo. Quando estiver certo de que as informações estão dispostas de maneira adequada, clique em "Próximo".

5. Na última etapa, você deve escrever o assunto e o corpo do e-mail que serão enviados aos participantes. Adicione informações sobre o funcionamento da comunidade e tenha em mente que o formato de e-mail enviado contém a identidade visual (logotipo e cores) da comunidade, bem como o nome de quem está enviando o convite no fim do texto.

Importante: garanta que todas as informações contidas em todas as etapas do processo de convite estejam corretas antes de clicar em "Enviar". Assim que o botão é clicado, todos os e-mails de convite são enviados imediatamente

Link de Cadastro

O convite de participantes também pode ser feito por meio de um Link de cadastro. Com essa funcionalidade é possível criar um link personalizado e enviá-lo diretamente ao participante sem precisar utilizar um e-mail. Essa opção é recomendada para convidar participantes de maneira pontual – isso porque é necessário criar um link para cada participante ou segmento.

É de responsabilidade do Administrador da conta criar e enviar o Link de Registro para o participante, uma vez que o Link de Registro de participantes não é enviado por e-mail diretamente da plataforma.

Clicando na aba "Link de cadastro" você poderá começar a gerar os links para acessos dos participantes referentes a cada um dos segmentos, e também limitar a quantidade de registros daquele link.

Selecione os segmentos aos quais pertencem as as pessoas que irão receber o link e, em seguida, selecione o número de pessoas que poderão se registrar na plataforma a partir desse link de registro. Quando estiver certo de que esses são os segmentos corretos, cliquem em "Gerar Link".

Uma vez gerado, você poderá Copiar o link e enviá-lo aos respondentes.

Recomendação: caso você precise enviar o link de registro via WhatsApp, Telegram ou outra rede social, não o disponibilize em grupos em que outras pessoas, que não as que devem se registrar pelo link, podem acessar - prefira sempre enviar o link de registro por meio de um canal privado com o participante

Importante: um mesmo link só deverá ser enviado a mais de um participante caso eles pertençam ao mesmo grupo de segmentos. Do contrário, os participantes ingressarão na plataforma com segmentos que não correspondem a eles. Se for necessário convidar participantes de segmentos diferentes utilizando Link de Registro, você deverá criar mais de um link

Nessa mesma página, você poderá acompanhar quantos participantes já se registraram em cada um dos links gerados e também quais segmentos estão incluídos em cada um desses links. Você verá que também poderá desativar o link, para impedir que mais pessoas se registrem, e voltar a reativá-lo caso necessite.

Ao deletar qualquer um dos links, eles deixarão de ser mostrados nessa página e não poderão ser recuperados.

Importante: caso precise deletar um link, garanta que ele esteja desativado antes. Uma vez deletado, você não conseguirá desativá-lo.

Uma vez convidados, você poderá verificar quais participantes já se cadastraram, reenviar convites e executar demais ações utilizando a função Gerenciar Participantes.