Após configurar sua Comunidade, você já poderá convidar participantes para acessar a plataforma.

Na OW Voices, os participantes são convidados por meio de convites de acesso. Esse processo pode ser realizado de duas maneiras:

• Importação por lote

• Link de cadastro

ÍNDICE

• Importação por lote
  • Como convidar participantes por lote
  • Preenchimento do arquivo
  • Email
  • Segmentos
• Link de cadastro
  • Como gerar um link de cadastro
  • Gerenciamento dos links
• Gerenciar participantes

Recomendamos que todas as configurações da Comunidade e as segmentações já estejam definidas antes do envio dos convites.

Saiba mais sobre segmentação de participantes no artigo específico da base de conhecimento.

Importação por lote

A importação por lote é a forma recomendada quando é necessário convidar um grande número de participantes ao mesmo tempo.

Nesse método, os participantes recebem um e-mail de convite para se registrarem na plataforma.

Para realizar o envio, será necessário utilizar um arquivo no formato .xlsx (Excel) contendo as informações dos participantes.

Como convidar participantes por lote

1. Acesse o menu “Participantes”.

2. Clique em “Adicionar”.

 
3. Clique em “Arquivo padrão” para fazer o download do arquivo modelo.

4. Preencha o arquivo com as informações dos participantes.

5. Faça o upload do arquivo .xlsx 

6. clique em “Importar”.

7. Após o envio do arquivo, a plataforma exibirá uma pré-visualização dos dados importados. Verifique se todas as informações estão corretas antes de continuar.

8. Na etapa final, será necessário definir o assunto e o conteúdo do e-mail de convite que será enviado aos participantes.

Importante: revise todas as informações antes de clicar em “Enviar”, pois os convites serão enviados imediatamente após a confirmação.

Preenchimento do arquivo

Cada linha do arquivo representa um participante que será convidado para a Comunidade.

A ID externa (external_id) é um identificador definido por você para cada participante.

Recomendamos utilizar IDs únicas, pois isso facilita a organização e localização dos participantes na plataforma.

Email

Essa coluna deve conter o endereço de e-mail do participante, que será utilizado para enviar o convite.

O e-mail deve seguir o formato padrão:

nome@email.com

Importante: Não utilize e-mails duplicados e verifique se todos os e-mails estão preenchidos corretamente

Segmentos

As demais colunas representam os segmentos criados na Comunidade.

Após o nome de cada segmento haverá um número entre colchetes [ ], que é o identificador do segmento na plataforma. Esse número não deve ser alterado.

Para preencher os segmentos:

• 1 → participante pertence ao segmento

• 0 → participante não pertence ao segmento

Importante: todas as células devem ser preenchidas com 1 ou 0.

Um participante pode pertencer a mais de um segmento.

Link de cadastro

Outra forma de convidar participantes é utilizando um Link de cadastro.

Nesse método, você pode gerar um link de registro e enviá-lo diretamente ao participante, sem que o convite seja enviado automaticamente por e-mail pela plataforma.

Essa opção é recomendada para convites pontuais ou individuais.

Como gerar um link de cadastro

1. Acesse o menu “Participantes”.

2. Clique em “Adicionar”e acesse a aba “Link de cadastro”

3. Clique em "Gerar link"

4. Selecione os segmentos aos quais os participantes pertencem.

5. Defina quantas pessoas poderão utilizar o link para se registrar.

6. Clique em “Gerar”.

7. Após gerar o link, basta copiá-lo e enviá-lo aos participantes.

Caso precise enviar o link por WhatsApp, Telegram ou outras redes sociais, evite compartilhá-lo em grupos públicos. O ideal é sempre enviar o link diretamente ao participante, por meio de um canal privado.

Importante: Um mesmo link só deve ser compartilhado com mais de um participante se todos pertencerem aos
mesmos segmentos. Caso os participantes pertençam a segmentos diferentes, será necessário criar links separados.

Gerenciamento dos links

Na mesma página, você poderá acompanhar:

• quantos participantes já se registraram usando o link
  

• quais segmentos estão associados ao link
  

• ativar, desativar e excluir links de cadastro

Caso um link seja deletado, ele será removido permanentemente e não poderá ser recuperado.

Importante: antes de deletar um link, certifique-se de desativá-lo primeiro.

Gerenciar participantes

Após o envio dos convites, você poderá acompanhar o status dos participantes na área Gerenciar Participantes.

Nessa área é possível:

• verificar quais participantes já se registraram

• reenviar convites
  

• acompanhar informações de cadastro

• realizar outras ações de gerenciamento.
  

Para mais detalhes, consulte o artigo sobre Gerenciamento de Participantes.